Chính sách này cho anh/chị biết Apollo thu những dữ liệu cá nhân nào qua website www.apolloups.com, dùng để làm gì, giữ bao lâu, ai được xem và anh/chị có những quyền gì. Chính sách được lập theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, Nghị định số 356/2025/NĐ-CP, Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15 và Nghị định số 248/2026/NĐ-CP.
1. Ai chịu trách nhiệm về dữ liệu của anh/chị
Website www.apolloups.com do CÔNG TY TNHH NGUỒN DỰ PHÒNG APOLLO VIỆT NAM (sau đây gọi là “Apollo”) quản lý và vận hành. Apollo quyết định mục đích, cách thức xử lý và trực tiếp xử lý dữ liệu cá nhân thu qua website này.
- Mã số doanh nghiệp: 0105415883, cấp lần đầu ngày 20/7/2011 tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội.
- Trụ sở: NO11F-LK28, Khu đất dịch vụ Vạn Phúc, phường Hà Đông, Hà Nội.
- Đầu mối bảo vệ dữ liệu cá nhân: Bộ phận chăm sóc khách hàng · email lienhe@apolloups.com · điện thoại và Zalo 0898 589 789 · 8:15 đến 17:00, thứ Hai đến thứ Bảy.
2. Dữ liệu Apollo thu, mục đích và thời gian lưu
| Khi nào | Dữ liệu | Để làm gì | Giữ trong bao lâu |
|---|---|---|---|
| a) Anh/chị đặt hàng trên website | Họ tên; số điện thoại; email; địa chỉ nhận hàng; sản phẩm, số lượng, giá, phí vận chuyển, cách thanh toán; ghi chú; thông tin xuất hoá đơn nếu anh/chị yêu cầu (tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ). | Xác nhận đơn, giao hàng, thu tiền, xuất hoá đơn, bảo hành, đổi trả, giải quyết khiếu nại. Đây là việc thực hiện hợp đồng mua bán với anh/chị và nghĩa vụ kế toán, thuế, thương mại điện tử. | Ít nhất 03 năm kể từ ngày đặt hàng. Chứng từ kế toán lưu theo thời hạn của pháp luật kế toán. |
| b) Anh/chị gửi form “Hỗ trợ bảo hành” hoặc đăng ký kích hoạt bảo hành | Loại yêu cầu; họ tên; mã seri sản phẩm; số điện thoại; email; địa chỉ; nội dung yêu cầu. | Kích hoạt và thực hiện bảo hành, liên hệ lại, xác minh mã seri. Đây là việc thực hiện cam kết bảo hành. | Đến hết thời hạn bảo hành của sản phẩm, cộng thêm 36 tháng. |
| c) Apollo lập phiếu bảo hành khi bán hàng | Mã seri, sản phẩm, ngày xuất kho, hạn bảo hành; tên, số điện thoại, địa chỉ của người mua hoặc đại lý; ghi chú bảo hành. | Như mục b. Trang tra cứu bảo hành chỉ hiện mã seri, trạng thái, ngày xuất kho, hạn bảo hành và sản phẩm khi nhập đúng cả mã. Trang này không hiện tên, số điện thoại hay địa chỉ. | Như mục b. |
| d) Anh/chị gọi điện, nhắn Zalo, gửi email hoặc nhắn Facebook cho Apollo | Thông tin anh/chị tự gửi. | Trả lời, tư vấn, báo giá theo yêu cầu của anh/chị. Tin nhắn trên Zalo, Facebook còn theo điều khoản của nền tảng đó. | 12 tháng kể từ lần liên hệ cuối. Nếu thành đơn hàng hoặc yêu cầu bảo hành thì giữ theo mục a hoặc b. |
| e) Anh/chị xem website | Số liệu thống kê chỉ gồm số tổng: số lượt xem mỗi trang, trang dẫn tới. Số liệu không gắn với từng người, không dùng cookie theo dõi, không lưu địa chỉ IP. | Biết trang nào được xem nhiều để cải thiện website. | Số tổng theo ngày, giữ 24 tháng. |
| f) Cookie cần thiết và nhật ký bảo mật | Cookie giữ giỏ hàng, phiên đặt hàng và đăng nhập. Nhật ký bảo mật gồm địa chỉ IP, thời điểm và đường dẫn truy cập. | Để giỏ hàng chạy được; chống tấn công và chống dò mật khẩu. Các cookie này không dùng để theo dõi hay quảng cáo. | Cookie: hết phiên hoặc theo thời hạn của cookie. Nhật ký bảo mật: 90 ngày. |
| g) Anh/chị dùng Trợ lý AI trên website | Câu hỏi anh/chị gõ, sau khi hệ thống đã che số điện thoại, email, mã đơn, số serial, địa chỉ, tên người và đường dẫn hồ sơ; câu trả lời của trợ lý; số lượng chữ đã xử lý và chi phí; một mã phiên ngẫu nhiên. Cuộc chat không gắn với tài khoản, số điện thoại hay địa chỉ IP. | Trả lời câu hỏi về sản phẩm, bảo hành, chính sách; kiểm tra chất lượng câu trả lời và chi phí. Xem Trợ lý AI trên website. | 90 ngày, rồi tự xoá. Mã phiên nằm trong trình duyệt và mất khi đóng thẻ. Địa chỉ IP chỉ dùng ở dạng mã hoá một chiều để chống gửi dồn dập, tự xoá sau tối đa 1 giờ. |
Apollo không thu: số hoặc ảnh căn cước, hộ chiếu; thông tin thẻ ngân hàng hay mật khẩu tài khoản; dữ liệu về sức khoẻ, sinh trắc học, vị trí định vị. Khi anh/chị chuyển khoản, sao kê ngân hàng của Apollo có tên và số tài khoản người chuyển. Apollo chỉ dùng thông tin đó để đối chiếu thanh toán và ghi sổ kế toán.
3. Apollo dùng dữ liệu như thế nào
- Chỉ dùng cho các mục đích ở mục 2. Muốn dùng cho mục đích khác, Apollo hỏi ý kiến anh/chị trước, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.
- Không mua, bán dữ liệu cá nhân.
- Không gửi tin quảng cáo.
- Không dùng dữ liệu để quảng cáo nhắm theo hành vi.
- Dữ liệu ở mục 2a–2c được xử lý để thực hiện hợp đồng mua bán và cam kết bảo hành với anh/chị.
Trợ lý AI trên website
Trợ lý AI là phần mềm tự động trả lời câu hỏi về sản phẩm, bảo hành và chính sách của Apollo. Trợ lý dùng mô hình Claude của công ty Anthropic (Hoa Kỳ) để soạn câu trả lời, dựa trên dữ liệu sản phẩm và chính sách đăng trên website này.
- Trước khi gửi câu hỏi tới Anthropic, hệ thống của Apollo tự che số điện thoại, email, mã đơn, số serial, địa chỉ, tên người và đường dẫn hồ sơ, thay bằng nhãn như [SĐT]. Apollo không giữ bảng nào để đổi nhãn về chữ gốc, nên câu đã gửi không còn chỉ ra được anh/chị là ai. Bộ lọc chạy tự động nên có thể sót; anh/chị đừng gõ thông tin cá nhân vào khung chat.
- Tra bảo hành theo serial và kiểm tra tiền của đơn chạy hoàn toàn trên máy chủ của Apollo. Serial, mã đơn, email hay 4 số cuối điện thoại anh/chị nhập ở đó không gửi cho AI.
- Trợ lý chỉ trả lời và gợi ý sản phẩm. Trợ lý không đặt hàng, không quyết định bảo hành, không chấm điểm hay phân loại khách hàng; mọi quyết định về đơn hàng và bảo hành do nhân viên Apollo làm.
- Câu trả lời có thể sai. Thông số và giá chốt theo trang sản phẩm và nhân viên Apollo.
- Dùng trợ lý là tuỳ anh/chị. Không dùng, anh/chị vẫn mua hàng, tra bảo hành và được hỗ trợ đầy đủ qua điện thoại, Zalo, email hoặc các form trên website. Trong khung chat luôn có nút Gặp nhân viên.
- Nhật ký trò chuyện không gắn với tên hay số điện thoại, nên Apollo không tra được cuộc chat của riêng một người; nhật ký tự xoá sau 90 ngày.
- Theo điều khoản của Anthropic, dữ liệu Apollo gửi qua API tự xoá trong 30 ngày, trừ khi bị đánh dấu vi phạm chính sách sử dụng hoặc pháp luật buộc giữ, và không được dùng để huấn luyện mô hình.
4. Ai được tiếp cận dữ liệu
- Nhân viên Apollo phụ trách bán hàng, kho, bảo hành và kế toán. Mỗi người chỉ xem phần dữ liệu cần cho công việc của mình.
- Các bên xử lý dữ liệu thay mặt Apollo, theo hợp đồng hoặc điều khoản dịch vụ có ràng buộc bảo mật:
- Nhà cung cấp hosting AZDIGI, máy chủ đặt tại Việt Nam: lưu trữ website, đơn hàng, phiếu bảo hành và hộp thư @apolloups.com.
- Đơn vị chuyển phát nhanh, khi đơn gửi qua chuyển phát: nhận họ tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng để giao hàng.
- Nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử của Apollo: nhận thông tin xuất hoá đơn.
- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền, khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.
Ngoài các bên trên, Apollo không cung cấp dữ liệu của anh/chị cho ai khác.
5. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Website, đơn hàng, phiếu bảo hành và hộp thư nhận đơn của Apollo đặt trên máy chủ tại Việt Nam. Apollo không chuyển dữ liệu cá nhân của anh/chị ra nước ngoài. Nếu sau này cần, Apollo sẽ cập nhật chính sách này trước và làm thủ tục theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Riêng Trợ lý AI: câu hỏi đã được che dữ liệu cá nhân được gửi tới máy chủ của Anthropic ở nước ngoài để soạn câu trả lời (xem Trợ lý AI trên website). Câu đã che không còn chỉ ra được anh/chị là ai.
6. Apollo bảo vệ dữ liệu ra sao
- Kết nối tới website được mã hoá (HTTPS).
- Tài khoản quản trị dùng mật khẩu mạnh. Website giới hạn số lần đăng nhập sai và chặn dò tên đăng nhập.
- Phân quyền: nhân viên chỉ xem phần dữ liệu cần cho công việc.
- Trang tra cứu bảo hành không hiển thị dữ liệu cá nhân.
- Sao lưu định kỳ, lưu tại Việt Nam; chỉ người được giao mới truy cập.
- Phần mềm website được cập nhật định kỳ.
- Khi phát hiện sự cố lộ hoặc mất dữ liệu có thể gây hại cho anh/chị, Apollo báo cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân chậm nhất 72 giờ kể từ khi phát hiện, lập biên bản, khắc phục, và báo cho anh/chị nếu anh/chị bị ảnh hưởng.
7. Quyền của anh/chị
Theo Điều 4 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, anh/chị có quyền:
- được biết về việc xử lý dữ liệu của mình;
- đồng ý hoặc không đồng ý, và rút lại sự đồng ý;
- xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu;
- yêu cầu cung cấp, xoá, hạn chế xử lý dữ liệu; phản đối việc xử lý;
- khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật;
- yêu cầu Apollo áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu của mình.
Anh/chị cũng có nghĩa vụ cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác khi đặt hàng hoặc yêu cầu bảo hành, và tôn trọng dữ liệu của người khác.
Giới hạn: Apollo không xoá được dữ liệu mà pháp luật buộc phải lưu, như đơn hàng (ít nhất 03 năm) và chứng từ kế toán, hoặc dữ liệu đang cần để thực hiện hợp đồng và bảo hành với anh/chị. Khi đó Apollo chỉ giữ phần bắt buộc, ngừng dùng cho mục đích khác và báo anh/chị lý do. Rút lại đồng ý không ảnh hưởng tới việc xử lý đã làm trước đó.
8. Cách gửi yêu cầu và thời hạn trả lời
Anh/chị gửi yêu cầu qua email lienhe@apolloups.com, qua form “Yêu cầu về dữ liệu cá nhân” ở cuối mục này, gọi hoặc nhắn Zalo 0898 589 789, hoặc đến trực tiếp trụ sở. Trong yêu cầu, xin ghi:
- họ tên;
- số điện thoại hoặc email đã dùng khi mua hàng hay gửi bảo hành;
- yêu cầu cụ thể;
- mã đơn hoặc mã seri, nếu có.
Để chắc đúng người yêu cầu, Apollo có thể gọi lại số điện thoại hoặc gửi thư tới email đó. Apollo không đề nghị anh/chị gửi ảnh căn cước.
| Yêu cầu | Phản hồi đầu tiên | Làm xong trong | Nếu cần bên xử lý làm cùng | Gia hạn tối đa 1 lần |
|---|---|---|---|---|
| Xem, chỉnh sửa, cung cấp dữ liệu | 02 ngày làm việc | 10 ngày | 15 ngày | 10 ngày |
| Rút lại đồng ý, hạn chế, phản đối xử lý | 02 ngày làm việc | 15 ngày | 20 ngày | 15 ngày |
| Xoá dữ liệu | 02 ngày làm việc | 20 ngày | 30 ngày | 20 ngày |
| Áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu | 02 ngày làm việc | 15 ngày | — | 15 ngày |
Thời hạn tính từ khi Apollo nhận được yêu cầu hợp lệ. Nếu phải gia hạn, Apollo báo anh/chị lý do.
Gửi yêu cầu trực tuyến
9. Khiếu nại, phản ánh về bảo mật thông tin
- Kênh tiếp nhận: email lienhe@apolloups.com (trực tuyến), điện thoại hoặc Zalo 0898 589 789, hoặc trực tiếp tại trụ sở.
- Các bước:
- Anh/chị gửi phản ánh.
- Apollo xác nhận đã nhận và hướng dẫn trong 02 ngày làm việc.
- Apollo xác minh và xử lý.
- Apollo trả lời kết quả bằng email hoặc văn bản.
- Thời hạn dự kiến: yêu cầu về dữ liệu theo bảng ở mục 8. Các khiếu nại khác về bảo mật thông tin được giải quyết trong 15 ngày kể từ khi nhận đủ thông tin.
- Nếu chưa đồng ý với kết quả, anh/chị có thể phản ánh tới Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (Bộ Công an), tới Bộ Công Thương qua Hệ thống quản lý hoạt động thương mại điện tử, hoặc khởi kiện tại toà án.
10. Trẻ em
Website dành cho khách hàng là người trưởng thành và doanh nghiệp. Apollo không cố ý thu dữ liệu của trẻ em. Nếu biết đã nhận dữ liệu của trẻ em mà chưa có sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ, Apollo sẽ liên hệ để xử lý hoặc xoá dữ liệu đó.
11. Thay đổi chính sách
Khi thay đổi chính sách, Apollo đăng bản mới trên trang này, ghi ngày hiệu lực và tóm tắt điểm thay đổi. Nếu thay đổi cần sự đồng ý của anh/chị, chẳng hạn khi có mục đích mới, Apollo sẽ hỏi lại trước khi áp dụng. Các phiên bản cũ được lưu lại và gửi cho anh/chị khi được yêu cầu.
Cập nhật ngày 31/10/2026: thêm phần Trợ lý AI (dòng g ở mục 2, phần Trợ lý AI trên website ở mục 3 và một câu ở mục 5). Các mục khác giữ nguyên.